Nouvelles exigences en matière d’avis et de rapports en vertu de la LPRPS – Ce que vous devez savoir

Le projet de loi 119 a apporté des modifications à la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) qui sont entrées en vigueur en juin 2016. Entre autres changements, les modifications :

  • présentent de nouvelles exigences en ce qui concerne les rapports à faire qui touchent les membres de l’Ordre des travailleurs sociaux et des techniciens en travail social de l’Ontario (l’Ordre); et
  • servent à accroître la protection de la vie privée des patients en rehaussant les protocoles d’avis en cas d’une violation de la vie privée.

Dans le contexte de la LPRPS, une violation de la vie privée se produit lorsque les renseignements personnels sur la santé d’un particulier sont volés, perdus ou recueillis, utilisés ou divulgués sans autorisation. Les modifications introduisent également des peines plus sévères pour le non-respect de la loi et de plus grandes possibilités d’intenter des poursuites en vertu de la LPRPS. Les membres de l’Ordre doivent être attentifs à ces changements pour veiller à la conformité en ce qui concerne leurs obligations de respecter les lois applicables sur la protection de la vie privée. Le présent article met en lumière certaines des principales dispositions qui sont pertinentes pour les membres de l’Ordre.

Exigences relatives aux avis

Dans le cas d’une violation de la vie privée relative à la santé, un dépositaire de renseignements sur la santé (DRS) est tenu, à quelques exceptions limitées, d’aviser les personnes concernées à « la première occasion raisonnable » de la perte ou du vol ou de l’utilisation ou de la divulgation non autorisée de leurs renseignements personnels sur la santé. Les modifications créent l’exigence supplémentaire selon laquelle les DRS doivent aviser les personnes concernées de leur droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (Commissaire à la protection de la vie privée).

Les agents des DRS (qui sont les personnes traitant les renseignements personnels sur la santé au nom des DRS) doivent aviser le DRS à « la première occasion raisonnable » si les renseignements personnels sur la santé recueillis, utilisés, divulgués, conservés ou éliminés par l’agent pour le compte du DRS sont perdus, volés ou utilisés ou divulgués sans autorisation.

Les modifications exigeront que les DRS, dans certaines circonstances prescrites, signalent les violations à la vie privée au Commissaire à la protection de la vie privée, alors qu’auparavant rien n’exigeait que les DRS le fassent. Le gouvernement n’a cependant pas encore adopté les règlements concernant cette modification, par conséquent, tant que ces règlements ne seront pas entrés en vigueur, le devoir de faire rapport au Commissaire à la protection de la vie privée n’est pas obligatoire mais peut se faire sur une base facultative.

Nouvelles exigences : faire rapport aux ordres de règlementation

Un changement qui est particulièrement important pour les DRS qui emploient des travailleuses et travailleurs sociaux ou des techniciennes et techniciens en travail social est qu’ils sont maintenant tenus de déposer un rapport auprès de l’Ordre des travailleurs sociaux et des techniciens en travail social de l’Ontario<sup>1<sup> dans certains cas, au sujet des violations de la vie privée en matière de santé de la part des travailleurs sociaux et des techniciens en travail social. Par exemple, si un DRS qui emploie un travailleur social ou un technicien en travail congédie, suspend ou discipline le travailleur social ou le technicien en travail social pour des raisons liées à la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation ou l’élimination non autorisée des renseignements personnels sur la santé de l’employé, le DRS est tenu de déposer un rapport écrit auprès de l’Ordre dans les trente jours qui suivent la cessation d’emploi, la suspension ou la mesure disciplinaire. Cette obligation de faire rapport existe aussi lorsqu’un employé démissionne et que le DRS a des motifs raisonnables de croire que la démission est liée à une enquête ou une autre action de la part du DRS en ce qui concerne une violation présumée de la vie privée en matière de santé par l’employé.

Remarque : Ces nouvelles exigences de faire rapport en vertu de la LPRPS ne remplacent pas les obligations actuelles de rapport obligatoire imposées aux employeurs de travailleurs sociaux et de techniciens en travail social aux termes de la Loi de 1998 sur le travail social et les techniques de travail social, de déposer un rapport écrit à l’Ordre lorsque l’employeur met fin ou a l’intention de mettre fin à l’emploi d’un travailleur social ou d’un technicien en travail social pour cause d’inconduite professionnelle, d’incompétence ou d’incapacité.

Autres changements

Les modifications à la LPRSP ont également entraîné les changements suivants :

  • La LPRPS crée maintenant une obligation positive pour les DRS d’assurer la protection contre la collecte non autorisée des renseignements personnels sur la santé. Les DRS sont désormais tenus de « prendre les mesures qui sont raisonnables dans les circonstances, pour veiller à ce que les renseignements personnels sur la santé ne soient pas recueillis sans autorisation ». Les DRS doivent veiller à ce que les politiques et les mesures de protection administratives, techniques et physiques (par exemple, les restrictions concernant l’accès au dossier de santé électronique), soient révisés en conséquence et soient à jour.
  • L’amende maximale pour les atteintes à la vie privée ont doublé, passant de 50 000 à 100 000 $ pour les particuliers et de 250 000 à 500 000 $ pour les organismes.
  • Le délai de prescription de six mois pour engager des poursuites pour des infractions en vertu de la LPRPS a été supprimé.
  • Les responsabilités des DRS et agents ont été précisées.
  • La définition du mot « utiliser » dans la LPRPS a été modifiée de sorte que « utiliser » s’entend maintenant du fait « de consulter, d’employer ou de traiter les renseignements d’une autre façon ».
  • Les dispositions de la LPRPS concernant le système provincial de dossiers de santé électroniques ne sont pas encore en vigueur.

Ressources pour renseignements supplémentaires

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1. Dans le cas d’un membre d’une profession de la santé réglementée en vertu de la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées, le rapport doit être déposé auprès de l’ordre de la santé respectif.